Rejeição 204 na NF-e: por que acontece e como resolver

A mensagem é sempre a mesma: "Rejeição: Duplicidade de NF-e [nRec:999999999999999]", código 204. Ela aparece quando a SEFAZ recebe uma NF-e cuja chave de acesso já consta como autorizada. A chave é montada com a UF, o CNPJ, o modelo, a série, o número e mais alguns dados; se tudo isso repete, a SEFAZ entende que a nota é a mesma e recusa a segunda.

O ponto que confunde é o que a rejeição não diz: na maior parte dos casos, a nota original foi autorizada. O sistema de quem emite é que não recebeu (ou não gravou) a resposta.

Por que a SEFAZ acha que a nota é repetida

Três situações respondem por quase todos os casos, nesta ordem:

1. Transmissão sem resposta. A nota foi enviada, a SEFAZ autorizou, mas a conexão caiu, deu timeout ou o servidor da SEFAZ estava instável e o protocolo não voltou. O sistema entende que a emissão falhou e reenvia o mesmo XML. Na segunda vez, a chave já existe.
2. Número reaproveitado por outro sistema. A empresa trocou de emissor, usou o emissor gratuito da SEFAZ em paralelo, ou emitiu em contingência com a mesma série e o mesmo número. Duas notas diferentes, mesma chave.
3. Reenvio manual. Alguém pegou o XML de uma nota já autorizada e mandou de novo, por engano ou para "garantir".

Nos três casos a correção começa pelo mesmo lugar: descobrir o que a SEFAZ tem sobre aquela chave.

Como resolver, passo a passo

1. Não mude nada ainda. Não altere o número, não cancele, não emita outra nota. Cada uma dessas ações, feita antes da consulta, cria um problema novo.
2. Consulte a situação da chave de acesso. No seu sistema costuma ser um botão do tipo "consultar situação na SEFAZ". Sem sistema, a consulta pública do Portal Nacional da NF-e aceita a chave de 44 dígitos.
3. Se a resposta é 100, "Autorizado o uso da NF-e": a nota existe. Recupere o protocolo de autorização e grave o XML autorizado no seu sistema. Não existe segunda nota a emitir; a venda já está documentada.
4. Se a chave pertence a outra nota: é o caso 2. A numeração daquela série já foi usada por fora. Avance para o próximo número livre e transmita. Nunca reaproveite um número que já foi autorizado.
5. Se sobrou um buraco na numeração: um número pulado sem nota autorizada precisa ser inutilizado na SEFAZ, com o evento de inutilização de numeração, dentro do prazo da sua UF. Isso evita que o furo apareça na fiscalização como nota faltando.

Como não cair de novo

• Um único sistema controla a numeração de cada série. Emissor gratuito, planilha e sistema novo rodando em paralelo é a receita da duplicidade.
• Depois de um timeout, consulte antes de reenviar. É a regra que separa um sistema fiscal de um formulário que manda XML.
• Na migração de sistema, comece do próximo número livre. Pegue o último número autorizado em cada série no sistema antigo e configure o novo a partir dali.
• Guarde o XML autorizado, não só o DANFE. O protocolo está no XML. Sem ele, a "nota" que você tem é uma impressão.

Como a VALORIA trata a numeração

Na VALORIA cada venda só pode ter uma NF-e. O número é reservado dentro de uma transação travada por venda, então duas tentativas simultâneas de emitir a mesma venda não conseguem alocar dois números. Se a transmissão falha antes de a SEFAZ responder, o documento fica registrado como rejeitado com o motivo legível, e a tentativa seguinte reaproveita o mesmo número em vez de pular ou duplicar. É o comportamento descrito na seção do motor fiscal da página inicial, e vale para o plano Essencial em diante, que é onde a emissão de NF-e entra.

Este é o primeiro guia da série sobre rejeições da NF-e. Para o contexto da Reforma Tributária nas mesmas notas, veja o que mudou com a suspensão da rejeição por IBS e CBS.